✅ Afvigelser

Med et dedikeret system til håndtering af de forskellige typer afvigelser, får I overblik over jeres risici og giver jeres medarbejdere nem adgang til at registrere afvigelser, følge deres opgaver og få et samlet overblik over produktions- og leverandørfejl, kundeklager og status på ulykker. 

Systemet er klargjort til at arbejde efter 8D metoden.  

Derudover giver automatiserede arbejdsgange sikkerhed for at afvigelser bliver adresseret af den rette medarbejder og at der bliver foretaget rettidig håndtering.  

✅ Audits

Et system som giver overblik over audit program, auditplaner samt afvigelser og observationer inkl. auditkriterier og mulighed for at linke direkte til relaterede afvigelser. 

At have styr på interne og eksterne audits er afgørende for at sikre, at virksomheden overholder standarder, lovkrav og egne mål. Audits fungerer som en systematisk kontrol, der identificerer styrker og forbedringsområder i processer og ledelsessystemer. Dette hjælper med at sikre løbende forbedringer og opretholde certificeringer som ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001. En grundig audit bidrager til at forebygge fejl, minimere risici og forbedre effektiviteten i virksomheden. Samtidig er audits værdifulde værktøjer til at forankre en stærk kvalitets- og sikkerhedskultur, hvilket styrker virksomhedens konkurrenceevne og langsigtede bæredygtighed.

✅ Dokumentcenter

Et centralt dokumentcenter med indbygget procesoverblik sikre nem og pålidelig adgang til relevante dokumenter i den rigtige revision.  

Ikke mere roden rundt i gule mapper i stifinder og uvished i forhold til, om det nu er den rigtige udgave, eller om du skulle have valgt dokumentet ”Udvikling af nye produkter rev 2 final_final.docx” i stedet for. 

Derudover giver automatiserede arbejdsgange sikkerhed for godkendelse af dokumenter og rettidige gennemgange af vigtig information.    

✅ Interessenter

Håndtering af interessenter foregår nemt i en liste, der også tager højde for evaluering af klimarisici og ESG-faktorer.

Interessentanalysen er et essentielt værktøj til at identificere og forstå de personer, grupper eller organisationer, der påvirker eller påvirkes af virksomhedens aktiviteter. Ved at kortlægge interessenternes behov, forventninger og påvirkning sikrer analysen, at virksomheden kan prioritere ressourcer og kommunikation effektivt. Dette er særligt vigtigt for at overholde krav i standarder som ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001. En veludført interessentanalyse hjælper med at håndtere risici, reducere konflikter og skabe stærke relationer, der styrker virksomhedens omdømme og bæredygtighed. Samtidig understøtter den strategiske beslutninger og bidrager til at sikre, at virksomhedens løsninger skaber værdi for alle parter. 

✅ Kalibrering og lovpligtige eftersyn

Giv jeres medarbejdere overblik over alt jeres udstyr med deadlines og ansvarlige. Beregnede felter hjælper med at holde styr på kritiske datoer.

At have styr på kalibrering af måleudstyr og lovpligtige eftersyn er essentielt for at sikre præcision, kvalitet og sikkerhed. Kalibrering garanterer, at måleudstyr leverer korrekte data, og samtidig sikrer regelmæssige eftersyn overholdelse af lovkrav og standarder som ISO 9001.

En veldokumenteret indsats på dette område skaber tillid hos kunder og myndigheder, mens fejlforebyggelse sparer omkostninger og sikre effektiv brug af ressourcer. 

✅ Kompetencematrix

Ved at forankre kompetencestyring i SharePoint får I et værktøj til styring og overvågning af medarbejder kompetencer og udviklingsområder.

En opdateret kompetencematrix er et vigtigt værktøj til at sikre, at virksomheden har de rette kompetencer til at opfylde sine mål og overholde krav. Den giver et klart overblik over medarbejdernes færdigheder, kvalifikationer og udviklingsbehov, hvilket er essentielt for planlægning af træning og ressourcestyring. En kompetencematrix hjælper også med at sikre, at kritiske opgaver altid udføres af kvalificerede personer, hvilket styrker kvaliteten og mindsker risikoen for fejl. Den er desuden et værdifuldt værktøj under audits, hvor dokumentation af medarbejderkompetencer ofte er et krav. Ved at bruge kompetencematrixen strategisk kan virksomheden fremme udvikling, øge effektiviteten og skabe en stærk kultur for kontinuerlig læring og forbedring.

✅ Ledelse, KPI’er & risikoledelse

Overblik over ledelsesevalueringer, SWOT-analyser og KPI’er. Værktøjer til risikoledelse med fokus på sikkerhed, miljø, klimarisici og ESG.

Et klart dataoverblik er afgørende for ledelsen, da det skaber grundlaget for informerede og strategiske beslutninger. Med et præcist overblik kan ledelsen hurtigt identificere tendenser, risici og muligheder, hvilket sikrer effektiv styring af ressourcer og målrettede handlinger. Dataoverblik gør det lettere at overvåge virksomhedens performance i forhold til KPI’er, compliance og standarder som ISO 9001 og ISO 14001. Samtidig styrker det transparensen og sikrer troværdighed over for interessenter. Et effektivt dataoverblik bidrager også til at identificere flaskehalse og forbedringsområder, hvilket understøtter løbende optimering og innovation. 

✅ “Læs og kvitter”

Modulet “Læs og kvitter” er et modul med automatisk notifikation ved nye dokumenter til gennemgang samt overskredne datoer. 

Kvittering for læste dokumenter er en vigtig proces i ledelsessystemer, da det sikrer, at alle relevante parter har modtaget og forstået de nødvendige informationer.

Det er essentielt for at opretholde compliance med ISO-standarder og andre reguleringer, som kræver dokumentation af, at medarbejdere har læst og forstået de gældende politikker, procedurer og retningslinjer. En kvittering fungerer som et bevis for, at dokumenter er blevet gjort tilgængelige og gennemgået, hvilket er en vigtig del af risikostyring og intern kontrol. Dette hjælper med at undgå misforståelser og sikrer, at alle i organisationen arbejder ud fra de samme retningslinjer. Derudover kan det være nødvendigt for audits, hvor det er et krav at kunne fremvise dokumentation for medarbejdernes kendskab til de relevante dokumenter. Kvittering for læste dokumenter bidrager derfor til en mere effektiv og transparent ledelsesstruktur.

✅ Organisation

SharePoint indeholder standardiseret webpart til visning af organisationsdiagrammer, hvis jeres brugere er oprettet i Azure. Herudover er det ideelt til styring af kompetencer og funktionsbeskrivelser.

Et opdateret organisationsdiagram er vigtigt for at skabe klarhed over roller, ansvar og kommunikationsveje i virksomheden. Det hjælper medarbejdere og ledelse med at forstå, hvem der gør hvad, hvilket fremmer effektiv samarbejde og beslutningstagning.

Organisationsdiagrammet er også en central del af overholdelsen af standarder som ISO 9001 og ISO 45001, hvor tydelige ansvarsområder er afgørende for compliance. Det giver et visuelt overblik, der gør det lettere at planlægge ressourcer, onboarde nye medarbejdere og håndtere ændringer i organisationen. Derudover understøtter det transparens og tillid både internt og eksternt, da det viser en struktureret tilgang til ledelse og arbejdsdeling. 

✅ Politikker og Code of Conduct

Få et dedikeret område til virksomhedens politikker og adfærdskodeks, der sikre medarbejdere adgang til virksomhedens politikker og Code of Conduct er afgørende for at skabe en fælles forståelse af regler, værdier og forventninger. Dette hjælper med at fremme en stærk virksomhedskultur, hvor alle arbejder ud fra samme etiske og juridiske grundlag. Politikker og Code of Conduct fungerer som vejledning i daglige beslutninger og adfærd, hvilket reducerer risikoen for misforståelser og regelbrud. Adgang til disse dokumenter er også essentiel for at opfylde krav i standarder som ISO 9001 og ISO 45001, hvor klar kommunikation om ansvar og procedurer er en nøglefaktor. Derudover understøtter det medarbejdernes engagement og trivsel ved at skabe gennemsigtighed og forudsigelighed i arbejdsmiljøet. Kort sagt sikrer tilgængeligheden af politikker og Code of Conduct, at alle medarbejdere arbejder mod fælles mål i overensstemmelse med virksomhedens værdier og forpligtelser.

✅ Proces overblik

I får et overblik over virksomhedens primære og support processer med nem filtrering af relevante dokumenter. 

Et klart overblik over virksomhedens primære og supportprocesser er afgørende for at sikre effektivitet, kvalitet og overholdelse af krav. Ved at kortlægge processerne bliver det tydeligt, hvordan kerneaktiviteter og støttefunktioner hænger sammen, hvilket styrker samarbejde og ressourceoptimering. Et veldokumenteret procesoverblik skaber desuden transparens internt og overfor interessenter, hvilket øger tilliden til virksomheden. 

✅ Tjeklister

Opsætning af tjeklister og håndtering af data fra f.eks. sikkerhedsrunderinger eller proceskontroller direkte på mobiltelefonen eller tablet/ipad.

Digitale tjeklister er et effektivt værktøj til at sikre kvalitet, effektivitet og overholdelse af krav i virksomheden. De gør det nemt at standardisere processer, reducere fejl og dokumentere vigtige aktiviteter i realtid.

Sammenlignet med papirbaserede løsninger sparer digitale tjeklister tid og sikrer bedre datanøjagtighed og sporbarhed. De kan tilpasses specifikke behov og integreres i ledelsessystemer, hvilket gør dem ideelle til at opfylde krav fra standarder som ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001. Derudover gør de det nemt at opsamle og analysere data, hvilket understøtter løbende forbedringer og proaktiv risikostyring.